민선7기 이전까지 업무 인계인수는 전임자와 후임자간의 개인적 영역으로 간주되어 업무시간 이후나 휴일에 인계인수하거나 전임자가 정리해 준 자료에만 의존할 수밖에 없어 업무누수나 민원불편에 대한 우려가 있었다.
경남도는 이런 문제점을 개선하기 위해 지난 2019년 1월 정기인사부터 도민중심 인계인수방안을 마련해 시행하고 있다. 도민 중심 인계인수의 주요내용은 주요민원에 대한 전임자·후임자 공동관리, 인계인수주간 운영, 조직개편에 따른 부서 및 담당자 변경사항 사전 안내·홍보 등이다.
2020년 1월부터는 인계인수 내용이 더 실질적으로 운영되도록 업무관리시스템을 활용한다. 주요민원 공동관리제는 복합민원과 민원처리기간이 20일 이상인 민원, 고충민원 등 약 24종의 민원에 대해 담당자가 인사발령으로 이동하더라도 전임자와 후임자가 민원이 종결될 때까지 함께 민원을 관리하는 것이다. 민원 질의·답변이나 민원처리 일정을 같이 챙기고, 민원처리공문도 전임자의 협조결재를 받도록 하여 민원인이 담당자 변경으로 불편을 겪지 않도록 한다는 내용이다.
인계인수 주간을 운영하여 대규모 인사에 따른 짧은 인계인수로 후임자가 제대로 업무를 숙지하지 못하는 점을 보완한다. 인사발령일 이전부터 업무편람을 정비하도록 하고, 2~3일 전에 인사발령을 예고하며, 대면인계인수가 가능한 인계날과 인수날을 통해 업무노하우까지 충분히 전달하는 것을 강조하고 있다.
조직개편으로 부서가 신설, 폐지, 변경되는 사항은 사전에 홈페이지나 공문을 통해 안내하도록 하여 관련 업무단체나 도민의 혼선을 사전에 예방한다.
업무관리시스템을 활용한 전자적 인계인수는 그간 담당자의 PC에 있거나 서류철로 보관되어 전·후임자 간 제대로 공유되지 않은 정보나 알기 어려운 업무이력까지 누수 없이 인계인수하고 공유할 수 있다는 점에서 큰 의의가 있다.
업무관리시스템 상에서 전임자가 작성한 보고서, 과제관리자료, 업무구상정보, 주요계획 등의 업무정보와 이를 관리하는 시스템 권한까지 후임자에게 한 번에 넘길 수 있다. 또 이러한 인계인수상황을 부서장이 확인하며 업무누수를 차단한다.
경남도의 업무관리시스템은 지난 2019년 12월 말 오픈되어 현재 안정화단계에 있다. 업무구상단계부터 보고, 회의, 과제관리 등 모든 정보를 유기적으로 연결, 공유하는 기능을 강화한 시스템이다. 이 시스템이 정착되면 전임자와 후임자의 인수인계뿐만이 아니라 부서와 업무 간 칸막이를 제거해 언제든 필요한 정보를 공유하고 관리하는데 큰 변화를 줄 것으로 기대된다.
김상원 도정혁신추진단장은 도민중심 인계인수방안이 제대로 정착하여 현장에서 그 변화를 직접 체감할 수 있도록 시·군 공무원에게까지 확산시켜 나갈 계획이라고 밝혔다.
[뉴스출처 : 경상남도청]
